Drupal begint steeds interessanter te worden voor musea. Inmiddels is Drupal al veel gebruikt bij overheden, maar door de flexibiliteit zie je ook dat musea zoals het Victoria & Albert museum, het Louvre en Tate Modern voor dit systeem kiezen. Inmiddels is het in Nederland in gebruik bij 12 musea, waaronder het Amsterdam Museum, het EYE filminstituut, het gemeentemuseum Den Haag en Beeld & Geluid. Wereldwijd gebruiken musea in 25 landen Drupal. Met name in de Verenigde Staten is het populair, waar in korte tijd 70 musea het zijn gaan gebruiken, waaronder het Indianapolis Museum of Art.

CMS'en binnen de musea

De grote musea in ons land maken gebruik van frameworks; de kleine musea van eigen zelfgebouwde systemen. CMS'en (Content Management Systemen) worden nog nauwelijks gebruikt. Dit is niet zo gek omdat de meeste musea te maken hebben met veel visuele gegroepeerde informatie (tijdslijnen, deelcollecties, video) en een uitgebreide agenda, terwijl CMS'en van oorsprong meer gericht zijn op nieuws. Zelfbouw, al dan niet met een framework (waarbij bepaalde functionaliteit als code al aanwezig is) ligt dan voor de hand. Een nadeel en tegelijk een voordeel van een dergelijke website is dat de website vrij uniek is gebouwd. Wordt later besloten een website meertalig te maken of voor een ander museum te gebruiken, dan volgt een hele uitdaging en ben je afhankelijk van de bouwer.

Flexibiliteit

Voor het geintegreerd kunnen aanbieden van museumobjecten, activiteiten en nieuws in een CMS-structuur is Drupal momenteel een logische keuze. Het is een van de weinige cms-en dat voldoende flexibel is om het naar eigen wens in te richten. Het is bijvoorbeeld mogelijk via de interface zelf allerlei velden toe te voegen. Zo kan je bij een activiteit een datumveld toevoegen voor de begin- en einddatum, maar is het geen probleem een extra datumveld toe te voegen voor een inschrijfdatum, of voor de datum van de officiële opening.

Het grote scala aan modules (+8.000) zorgt ervoor dat het uit te breiden is met bijvoorbeeld een webshopfunctionaliteit, of te voorzien is van een nieuwsbriefsysteem. Hierbij is het interessante dat alle informatie onderling herbruikbaar is. Zo kan in de nieuwsbrief automatisch de eerstvolgende activiteiten worden opgenomen vanuit de agenda, of bij een activiteit een knop plaatsen om een kaartje te kopen via Ideal.

Voor het gestructureerd aanbieden van de grote hoeveelheid informatie is de 'views' module van Drupal een uitkomst. Hiermee is het mogelijk objecten in een tabel te tonen, maar je kan ook voor een ander formaat kiezen zodat de objecten op een kaart worden getoond, of als een diashow. Ook is het hierdoor makkelijk om gerelateerde informatie aan te bieden, zoals een nieuwsoverzicht bij een bepaalde tentoonstelling.

Mogelijkheden voor musea

Drupal is op verschillende manieren in te zetten bij musea. In ieder geval is het een uitkomst voor de vaak gecompliceerde agenda, met workshops, tentoonstellingen, lezingen en educatieprojecten. Het koppelen van social media aan alle informatie is goed mogelijk, net als het opzetten van een nieuwsbrief zoals het Eye Film Instituut heeft gedaan. Voor de webshop zijn de commerce/ubercart modules zeer uitgebreid. Dit zal worden gebruikt bij Beeld & Geluid.

Collectie-ontsluiting

Voor het ontsluiten van een collectie is Drupal ook goed geschikt. Wel is het belangrijk de afweging te maken om de objecten te importeren vanuit het collectiesysteem via de feeds module, of alleen op te roepen en weer te geven. Wat de beste oplossing hiervoor is hangt er van af wat er verder met de objecten wordt gedaan. Het is wel goed om eerst rond te kijken of er al oplossingen in de maak zijn om de database aan Drupal te koppelen. Zo zijn er al koppelingen ontwikkeld voor OAI, AdLib, CollectiveAccess, MuseumPlus en Millenium.

Meertaligheid

Drupal is ontstaan in België, waar de Belgische overheid het gebruikt. Omdat zij verplicht al hun websites viertalig opzetten, is er altijd veel aandacht geweest voor de meertaligheidsaspecten van Drupal. Technisch gezien is dit eenvoudig: het is een kwestie van aanzetten, zoals het Amsterdam Museum en Groningermuseum inmiddels hebben gedaan. Wel zorgen meertalige sites voor behoorlijk meer redactioneel werk. Het is goed te bedenken dat er verschillende configuraties mogelijk zijn, bijvoorbeeld door alle informatie te vertalen, of door speciale pagina's in andere talen aan te bieden. Voor het bijhouden en actueel houden van vertalingen en meewerken van vertalers zijn er overigens diverse modules beschikbaar waaronder translation management.

Audiotours

Bij het gemeentemuseum Den Haag wordt inmiddels succesvol gebruik gemaakt van de speciale Drupal distributie Tap tours met een open source iPhone app waarmee zelf audiotours samengesteld kunnen worden.

Aandachtspunten

Maar ook Drupal kan niet alle problemen oplossen. Een paar aandachtspunten:

• Schaarste - Omdat Drupal momenteel zeer aan populariteit wint is het soms moeilijk om geschikte mensen en bedrijven te vinden, iedereen heeft het erg druk, zeker op de korte termijn.
• Omzetting vormgeving - Het omzetten van een vormgevingsontwerp naar een Drupal theme kan een behoorlijk traject zijn omdat de theming in Drupal lastiger werkt dan de meeste andere CMS'en. Hier kunnen ook keuzes worden gemaakt die naderhand niet handig blijken te zijn (zoals juist wel of niet gebruik maken van hulpmodules als panels)
• Keuze modules - Er zijn zeer veel modules en niemand die met Drupal werkt kent al deze modules, laat staan goed. Bij de keuze is het goed om te kijken hoe populair deze is. Mocht er geen module beschikbaar zijn, dan is het raadzaam een bestaande module met functionaliteit uit te breiden en dus niet een eigen module te laten ontwikkelen. Indien toch eigen modules worden ontwikkeld, is het aan te bevelen vantevoren af te spreken dat deze gepubliceerd worden op drupal.org. Hierdoor worden de modules beter opgebouwd en gedocumenteerd (verplicht) en zullen wellicht ook door anderen gebruikt gaan worden.
• Deployment - Zeker als je site eenmaal live staat, kan het lastig zijn nog aanpassingen door te voeren als met een aparte ontwikkelsite wordt gewerkt omdat zowel de configuratie als de inhoud in dezelfde database staan. Hiervoor zijn allerlei hulpmodules zoals features en Aegir, maar Drupal is er nog niet optimaal voor ingericht.
• Focus - Het beste is om niet alle wensen in een keer door te voeren in een nieuwe site, maar te beginnen bij de meest belangrijke functionaliteit. De geavanceerde zaken gaan naar de volgende fase. Ontwikkelen in Drupal kan beter stap voor stap, zodat eerdere verworven inzichten kunnen leiden tot (nog) betere functionaliteit in het latere traject.

Community

Het grote voordeel van open source is, is dat het mogelijk is modules en code te delen. Dit kan door het publiceren van de gebouwde modules op www.drupal.org

Ervaring kan uitgewisseld worden in de speciale groep voor museums:http://groups.drupal.org/museums Hier zijn ook diverse wikipagina's te vinden over museums die Drupal gebruiken, collectiekoppelingen, ticketing en showcases